企業(yè)外部信息交互是日常工作中常見的業(yè)務(wù)模式，內(nèi)容可能涉及到企業(yè)的核心信息，例如，將設(shè)計圖紙外發(fā)給生產(chǎn)方，向客戶發(fā)送合同等。這些信息一旦外泄，企業(yè)就有可能失去對其的控制，極有可能因為客戶或合作伙伴的誤操作導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險。

如何防止文件外發(fā)二次泄密？

在外發(fā)防止泄密方面，華企盾DSC數(shù)據(jù)防泄密系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的文檔對外交互需求提供完善的外發(fā)管控方案，企業(yè)可以通過加密保護外發(fā)文檔、建立完善外發(fā)管控機制，保護外發(fā)文檔在外安全。

1、對外發(fā)文檔進行加密，防止外泄

系統(tǒng)為企業(yè)提供嚴(yán)密的文檔加密管理，企業(yè)可以提前對需要外發(fā)的技術(shù)資料、合約細節(jié)等文檔進行加密保護，當(dāng)需要外發(fā)給合作方查看時，可設(shè)置解密密碼，或設(shè)置只有在指定的計算機上才可打開文件，這樣可以保護機密資料在外部同樣可控安全。

2、文件外發(fā)權(quán)限設(shè)置，到期自動刪除

可將文件制作成專門的外發(fā)文檔，并對外發(fā)文檔進行權(quán)限控制，通過審批控制、指定查看人、身份驗證以及到期刪除等措施，限制外發(fā)文件使用時長、次數(shù)、剪貼板、打印、有效期、修改權(quán)限，多層次管控文檔外發(fā)，讓文檔在外也得到保護。

（1）外發(fā)審批

當(dāng)需要給客戶或合作伙伴外發(fā)文件時，首先需向上級領(lǐng)導(dǎo)提出外發(fā)申請，審批通過后方可將普通文檔制作成指定的外發(fā)文件，防止泄密。

（2）身份驗證

接收方收到外發(fā)文件后，打開時需要進行身份驗證，驗證通過后才能在授予的權(quán)限范圍內(nèi)正常使用。身份認證方式包括：解密密碼、設(shè)置白名單等。

（3）限制查看權(quán)限

系統(tǒng)可以根據(jù)需要指定外發(fā)文檔在外的訪問權(quán)限，其中包括：閱讀次數(shù)、閱讀時間、復(fù)制剪貼、修改、截屏、打印等。并可設(shè)置文件到期自動刪除，防止機密文件被二次利用。

企業(yè)為了防止文件外發(fā)泄密的風(fēng)險，需要綜合采取多種措施來加強管理和保護。華企盾DSC數(shù)據(jù)防泄密系統(tǒng)可以幫助規(guī)范管理企業(yè)的文檔外傳行為，確保企業(yè)信息交互安全可控。